Что это вообще такое
Time Blocking — подход к планированию, с которым вы дробите день на разные временные промежутки и закрепляете за каждым свое дело. В отличие от простого ту-ду-листа (to do list – список дел) распределяете задачи в течение дня, недели и месяца и видите, как будет выглядеть реальный график с ними.
Кликните на изображение, чтобы посмотреть в полном размере
Чтобы узнать о технике подробнее, можно прочитать про законы и теории, на которых она основана. Например, про закон Паркинсона (работа заполняет время, которое на нее отпущено) или ресурсную теорию внимания Канемана.
Дальше расскажу, с какими проблемами мы столкнулись в компании и как их решали с помощью планирования.
Проблема №1 — жесткий график, который ломается, если появляются новые задачи
Вспомните свой последний ту-ду-лист на день или страницу в Google-календаре. Наверняка, задачи там идут вплотную друг за другом и перерывы есть максимум на обед или прогулку. Как правило, в стандартный день влезает 4-6 задач, в зависимости от их объема.
Такую жесткую систему тяжело перестраивать в течение дня, если внезапно появляется что-то незапланированное и срочное. Календарь уже заполнен под завязку — впихнуть «невпихуемое» не получится. Как итог: вы либо жертвуете запланированными задачами, либо упускаете срочные. Чаще — первое.
Как решать с помощью Time Blocking: оставляйте часовой буфер
Вписывайте в каждый день свободный час просто на всякий случай — не для отдыха, а именно для работы. Это время не занятое ничем и никем, некий водораздел. До него стоят задачи, которые вы обязательно должны сделать сегодня. После — менее приоритетные задачи, которые могут подождать:
Кликните на изображение, чтобы посмотреть в полном размере
Если появляется вопрос, где нужно срочно включиться, заполняйте буфер и двигаете остальные задачи вправо (или вниз). Не придется ничего откладывать на следующий день и копить несделанные дела.
Если новые задачи не появятся, заполняйте свободный час запланированными.
Проблема №2 — бесконечные созвоны
Особенно эта проблема остро стоит у руководителей в онлайне: рутина превращается в день сурка, висящего на телефоне. Какие-то встречи растягиваются из-за воды и пространных обсуждений, какие-то вообще появляются из ниоткуда, потому что срочно надо что-то согласовать или решить, а в переписке этого сделать никто не может.
Как итог: встречи отнимают очень много энергии (и времени!), которых на важные задачи может уже не хватить. А после звонков и коммуникации мозг долго восстанавливает топливо на энергозатратные операции.
Как решать с помощью Time Blocking: установите лимиты на встречи и созвоны
Выделите на день два часовых или три 45-минутных слота на встречи и оповестите команду о том, что слоты есть только такие. Это замотивирует лучше готовиться к созвонам и выносить меньше воды не по делу. А еще — решать то, что можно, в переписке.
Важно: после каждой встречи оставьте себе буфер на 20-30 минут, чтобы восстановиться. Необязательно просто смотреть в потолок, можно заниматься чем-то, что не требует больших затрат энергии — например, разгрести почту.
Кликните на изображение, чтобы посмотреть в полном размере
Вот так буферы после созвонов выглядят в календаре: они отмечены красным и рассчитаны на 20 минут.
Проблема №3 — не хватает сил на несколько энергозатратных задач
Одна энергозатратная задача на день и 3-4 легких — возможно, но больше похоже на утопию. Чаще день состоит из 1-2 легких и нескольких объемных задач, в которые надо активно включаться.
Если поставить подряд несколько больших задач — не хватит энергии выполнять их равномерно, потому что перерывов посреди рабочей сессии нет, да и не всегда они нужны.
Как решать с помощью Time Blocking: чередуйте задачи по уровню энергозатратности
Сделали одну приоритетную задачу — отдохните 10 минут, а потом займитесь менее энергозатратным — почитайте отчеты сотрудников, посмотрите, что происходит в инфополе, проверьте почту. И только потом переходите ко второй приоритетной задаче. Это помогает делать все одинаково качественно, потому что концентрация успевает восстановиться.
Итоги
- Чтобы график не обрушивался из-за срочных внеплановых задач, вписывайте в каждый день часовой буфер — час, рассчитанный на работу, но не занятый никем и ничем. Если появится что-то срочное (а оно появится), вы просто поставите задачу в этот буфер, а остальные сдвинете, не жертвуя ничем важным.
- Чтобы день не превратился в череду бесконечных и бессмысленных созвонов, введите ограниченное число слотов на встречи по времени и количеству. Предупредите о них команду: пусть это будет два часовых или три 45-минутных промежутка для созвонов. Не забудьте запланировать 20-30 минут после каждого созвона на перерыв.
- Чтобы не терять продуктивность из-за нескольких объемных задач в течение дня, чередуйте дела по их сложности. После энергозатратной задачи сделайте перерыв и займитесь чем-то рутинным и простым. А уже после — приступайте к следующей объемной задаче.
Читайте также:
Безусловно к этому можно и нужно стремиться!
Планирование - это процесс, для которого нужны соотвествующие данные и цели. План - это результат, может быть в нескольких вариантах.
Вряд ли Вы вспомните организацию, работающую без планов.
Сценариев всегда несколько.
Как Канбан в упомянутом Вами виде может этому помочь?
Даже в случае наличия разных планов для разных ситуаций нужно иметь подготовленные и натренированные на быстрые изменения кадры.
Подходящие для конкретных ситуаций решения принимают Руководители - Организаторы.
Слаженность коллективных взаимодействий выходит на первое место.
Мало огласить новый план, нужно еще организовать деятельность людей способных воплотить этот план.
Заурегулированность правилами, инструкциями и планами может помешать действиям на благо развития компаний и даже целых стран.
Это происходит потому что нужно сделать что то новое или по новому, а регулирующие деятельность регламенты и представляющие их чиновники это не позволяют.
Кто то может называть таких людей вредителями или даже предателями, а они просто честно выполняют то что предписано по плану их деятельности!
Это к вопросу о вреде полезных планов!:)
Без инструкций, регламентов и планов никак нельзя, но бывает и с ними тоже уже никак нельзя!
Стабильность регламентов нужна для стабильной деятельности.
А в случае экстренного развития экономики, отдельных отраслей или компаний нужно действовать по другому.
Мы о компаниях, отраслях, странах - или о чём-то еще? На каждом уровне разрабатываются свои планы действий. И список исполнителей и необходимых ресурсов - часть таких планов. Планы же не сами собой исполняются.
А о Канбан в Вашем описании выше хотелось бы узнать подробнее.