Записал Алик Бурков

Персональный ассистент - это не просто секретарь. Эффективность работы руководителя во многом зависит именно от помощника. Хорошими секретарями дорожат не меньше, чем топ-менеджерами. При этом про их взаимоотношения с начальниками складывают анекдоты… Сегодня своими впечатлениями о работе делится персональный ассистент президента торгово-промышленного холдинга.

Когда я говорю, что работаю персональным помощником руководителя компании, на лицах окружающих проявляется удивление, а у иных и просто презрительное разочарование: «Секретарша, что ли!?». Тем самым подразумевается, что к 38 годам можно сделать «карьеру» и получше. Тем более, что все вокруг «директоры», в крайнем случае «менеджеры». Когда-то очень давно я комплексовала по этому поводу, а сейчас абсолютно успокоилась. Да, я – персональный секретарь. Дело ведь не в названии, а в реальной квалификации, уровне выполняемых обязанностей и ответственности. Вот моя подруга недавно стала коммерческим директором в фирме общей численностью 15 человек и страшно этим гордится. А под началом моего босса трудится несколько тысяч…

На самом деле по образованию я инженер и даже успела недолго поработать по специальности в одном НИИ. Не развались система государственного финансирования науки, может я бы сейчас «спутники запускала». Но не судьба… То, что из бюджетной организации надо уходить, было ясно, только вот куда? Если даже кандидаты наук подрабатывали дворниками, то кому нужен без году неделя «молодой специалист»? Но не все научные сотрудники пошли по пути «подметания улицы». В частности, заведующий моей лабораторией, как тогда говорили, «вовремя перестроился». Не уходя с основного места работы, он зарегистрировал фирму и занялся каким-то совместным бизнесом с Гонконгом. Заметив, что я хорошо владею английским, стал подбрасывать мне «халтурку» - переводить для него документацию, иногда письма. (Оплачивал, соответственно, из собственного кармана.) Судя по текстам, мой шеф собирался поставлять сюда компьютеры и комплектующие… И вот в один знаменательный день завлаб позвал меня к себе в кабинет и сообщил, что увольняется. Оказывается, он решился «уйти из науки» и полностью заняться бизнесом. Даже офис уже снял… Но, главное, зовет меня уйти с собой в качестве его секретаря. Нищенскую зарплату в НИИ задерживали уже несколько месяцев, поэтому терять мне было нечего.

15 лет на посту

В этом году у меня что-то вроде юбилея – 15 лет работы на одном месте и в одной должности. (Как шутит мой шеф, не многие генеральные секретари могли бы похвастаться таким сроком) Если вспомнить и записать все, что произошло за эти годы, то может получиться бестселлер а-ля «становление отечественного бизнеса – взгляд из приемной».

Первое время я была в нашей вновь отрытой фирме всеми сотрудниками в одном лице: секретарем на ресепшн, офис-менеджером, менеджером по персоналу, кассиром, даже системным администратором. Не говоря уже о моих непосредственных обязанностях персонального ассистента. По мере роста компании на каждое направление были взяты соответствующие сотрудники, и от всего «лишнего» меня освободили. Правда, тогда я просила шефа сделать меня офис-менеджером или административным директором, а на место персонального помощника взять кого-то другого. На что босс ответил, что он, в принципе, не возражает и даже обязательно переведет меня на управленческую должность, но не сейчас - в данный момент ему важнее именно ассистент, которому можно доверять. Возможно, прояви я тогда настойчивость, то сейчас бы уже входила в совет директоров…

С другой стороны, за эти годы в нашей конторе сменилось столько разных директоров (особенно в начале), а персональный помощник всегда незыблем. Правда, одно время  меня преследовал страх увольнения. Нагнетаемый, кстати, «экспертами-доброжелателями». Вдруг на очередном витке развития бизнеса шеф сочтет меня не соответствующей своей персоне и заменит на какую-нибудь девчонку-фотомодель? (И вовсе не из сексуальных соображений - никаких интимных отношений у меня с боссом никогда не было, а просто так, для статуса). Как говорили «доброжелатели», все бизнесмены однажды меняют старых жен и секретарш на молодых. Думаю, доля истины в этом есть, тем более, что с первой женой мой шеф развелся уже после ухода в коммерцию. Тут мы подошли к тому, что является неизбежным для любого персонального ассистента – быть в курсе частной жизни своего патрона. Автоматически. Начиная с того, что ты знаешь, кто ему звонит и с кем он просит соединить, заказываешь подарки родным и близким или, например, бронируешь авиабилеты для его тещи и т.д. Просто слышишь разговор из-за приоткрытой двери кабинета. К тому же, развод с первой женой происходил не просто на моих глазах. Поругавшись в очередной раз, они разговаривали друг с другом только через меня. Однажды босс после работы даже изливал мне душу, жаловался на жизнь и советовался - разводиться или нет. Второй раз женился он достаточно быстро на своей любовнице. О ее наличии я, естественно, тоже знала. И вот тогда, примерно лет десять назад, я предприняла попытку уйти. А все потому, что новая жена босса меня невзлюбила. И причина была вовсе не в том, что она подозревала меня в посягательствах на мужа. Думаю, ее просто нервировало, что босс проводит со мной (на работе) больше времени, чем с ней, часто берет меня с собой в командировки. Да и просто чисто по-женски раздражала. Тем более, что «сидеть дома» ей не нравилось и она пыталась «участвовать в бизнесе», то есть периодически тусовалась у нас в офисе. Накрученный супругой шеф начал нервничать, предъявлять мне какие-то идиотские претензии… Короче, я решила, что нужно уходить. Стала рассылать резюме (благо факс под рукой), ходить по собеседованиям. И только тогда поняла, как мне повезло с работой и боссом. Во-первых, многие потенциальные работодатели в отличие от моего шефа, университетов явно не заканчивали и вели себя «чисто по-братански». Ну, а во-вторых, на «интервью» в некоторых конторах мне сразу намекали на то, что я должна быть готова к некоторым «особым обязанностям». А в одной фирме просто попросили принести фотографию в купальнике. В итоге пока шли поиски нового места, конфликт разрешился сам собой, и я осталась. Просто супруга, видимо, цеплялась не только ко мне, но и лезла в работу других сотрудников, пыталась на правах жены хозяина давать указания. Короче, видя, как всех от нее лихорадит, босс запретил ей появляться в офисе. Кстати, вскоре он и с ней развелся…

На самом деле за эти годы мы отлично сработались. Тем более, что и пережили вместе немало. Например, была ситуация, когда на нашу фирму «наехали». Не буду вдаваться в подробности, скажу только, что на шефа завели уголовное дело, потом угрожали физической расправой, он был вынужден некоторое время скрываться. А связь с офисом и руководство компанией осуществлял по мобильному телефону. Причем, через меня. В целях конспирации связь была односторонней, поэтому позвонить при возникновении оперативной проблемы было нельзя. Видимо, привыкнув к тому, что теперь я обладаю максимумом информации и держу связь с хозяином, все наши топ-менеджеры автоматически стали приходить за указаниями ко мне. Находясь в безвыходном положении, многие решения я принимала самостоятельно. То есть фактически руководила компанией… Однажды шеф позвонил и попросил привести ему документы по приватизации одного нашего актива. (Когда все это началось, предвидя обыски и «налеты», наиболее ценные бумаги переехали домой к моим родителям). Как в шпионском фильме я шла по улице и оглядывалась – «нет ли хвоста». Потом к условленному перекрестку подъехал автомобиль, тонированное стекло опустилось, и я увидела босса. Только успела сунуть в окно папку, как автомобиль рванул на красный свет… Разве такое забывается!

Вообще, кто сможет еще с моим шефом нянчиться, поймет с полуслова так, как я. Уверена на 100% - при отсутствии помощника его бизнес встанет. Он уже так привык, что есть некий сказочный джин, которому только прикажи и все будет организовано: назначены встречи, подготовлены совещания, забронированы билеты и гостиницы, оформлены документы и т.д., и т.п. Да не приди я в офис, он сам не сможет позвонить половине своих партнеров. А зачем хранить номера телефонов - его же всегда соединяют. В редкие моменты моего отсутствия к шефу приставляется кто-то из общего секретариата. Но это просто для поддержания элементарного функционирования. За все 15 лет не могу вспомнить ни одного спокойного отпуска – обязательно найдет и что-нибудь попросит…

Кроме того, помешанный на конфиденциальности (по опыту знаю, что это не мания), шеф по-настоящему доверяет только мне.

Взгляд на коллег

Девочек-секретарей в нашем офисе полно – ресепшионистки, ассистенты отделов. Однако именно персональных помощников помимо меня всего трое – у вторых лиц (вице-президентов). На работу их взяли уже значительно позже меня и, соответственно, искали целенаправленно, по критериям. Молодые, симпатичные, с лингвистическим образованием, уже с опытом работы. Вполне квалифицированные девушки. Правда, в отличие от меня, они стажировались в другое время и иных условиях (до нас все трое работали в представительствах иностранных фирм). Специфики отечественной бизнес-структуры они не чувствуют. А главное, не чувствуют так, как я, именно нашу компанию. Хотя на сегодняшнем этапе, наверное, это и не нужно. Как говорит мой шеф, время терминаторов прошло, их заменили функционеры. Кстати, после появления трех новых ассистенток меня в офисе стали звать «старшей женой»…

Еще я общаюсь с секретарями партнеров моего шефа. Как правило, такими же персональными ассистентами. Согласовываем встречи, обмениваемся документами, просто соединяем наших боссов. С некоторыми иногда созваниваемся раз по десять в день. Соответственно, установились даже дружеские отношения. (При этом кого-то я вообще за несколько лет даже в глаза не видела, а с кем-то встречалась всего пару раз.) Мы даже по ICQ иногда переписываемся просто так. Кстати, как я заметила, проблемы и наблюдения у всех персональных ассистентов одинаковые вне зависимости от страны и национальности. И у меня в Москве, и у девочек в Пекине, Токио, Лондоне… Работа нервная и напряженная, а начальник самодур, крикун, бабник и растяпа… но, любимый.

Однако реально познакомится с контингентом «личных» секретарей мне пришлось тогда, когда подбирала себе замену на время «декрета». С этим, кстати, вообще все вышло весьма забавно. Когда я сообщила родному боссу, что беременна и через несколько месяцев буду рожать, для него это было потрясение. Подобное ему вообще в голову не приходило! На лице шефа отразилась буря эмоций. Если описать это в двух фразах, то идеальными будут: «и ты Брут!» и «а как же я?..». Мне стало смешно и немного обидно. Но, с другой стороны, чувствовать себя незаменимой приятно. В общем, деваться ему было некуда, и мы договорились, что уйду я месяца за два до планируемого срока родов и просижу с ребенком полгода. А на время моего отсутствия служба персонала найдет замену… Вот здесь и началось самое интересное. Не желая тратить время, шеф поручил мне самой выбрать себе сменщицу, а ему представить окончательный вариант для утверждения. Соответственно, я попросила HR-менеджера приглашать меня присутствовать на собеседованиях с кандидатками. Господи, чего только я насмотрелась и наслушалась! Именно после этих собеседований стало понятно, откуда пошли сальные анекдоты про взаимоотношения начальников с секретаршами и недвусмысленное слово «секретутка». Ну, я еще могу понять, когда спрашивают о возрасте потенциального руководителя. Но какое отношение к работе могут иметь вопросы вроде: «А он женат?» или «Он темненький или светленький?»… Кроме того, причина увольнения многих соискательниц звучала просто: «приставал начальник». При этом по их многообещающему виду было понятно, что не приставать – просто обидеть в лучших намерениях. Короче, я была в ужасе и растерянности. Ведь уходить мне в любом случае, так неужели же придется оставить МОЕГО шефа один на один с такой девкой! Пусть даже и временно. Хотя не известно, чем это «временное» может закончиться. Однако, HR-менеджер меня успокоила. Оказывается это обычная проблема подбора. Секретарь вообще считается одной из самых сложных позиций. Удивительно, но даже главбуха на $3000 проще найти, чем ресепшионистку на $500 (уровень з/п тех времен). Тем более, что в данном случае найти действительно квалифицированного специалиста и одновременно нормального человека на временную работу еще сложнее. Нужно просто спокойно подождать, пока придет «наш кандидат». В итоге после двух месяцев поисков почти на грани моего ухода нашли сразу двух хороших девушек. Осознав теперь свои риски, я выбрала страшненькую. Босс поговорил с ней минут пять и дал согласие. Дальше ее недели две проверяла наша служба безопасности. Причем, как я поняла, не формально по запросу в соответствующие органы, а по полной программе. С детектором лжи, изучением биографии родственников и опросом местным участковым соседей по подъезду…

Несколько дней мы поработали со сменщицей вместе (так было удобнее ввести в курс обязанностей), а потом я ушла. Первое время шеф звонил мне почти каждый день. Могу его понять, тем более что и сама чувствовала себя как-то неуютно. Потом он, видимо, смог приспособиться к работе с «чужим человеком», да и я инстинктивно отключилась от работы. Зато на второй месяц после родов шеф позвонил и слезно умолял переводить ему на переговорах с каким-то новым партнером. Видите ли, это настолько «важно и секретно», что новую ассистентку он брать не хочет. Прислал за мной машину. Пришлось между кормлениями малыша срочно ехать и полтора часа обсуждать поставки с какими-то незнакомыми арабами. За время «декрета» подобные просьбы повторялись еще несколько раз.

Только вернувшись на работу, я поняла, как здесь нужна. И не только шефу. Видимо, сама того не замечая, большинство вопросов и проблем, поставленных сотрудниками и партнерами, я до босса просто не доводила, решая самостоятельно. Соответственно, новая девочка так не могла (просто в силу того, что не проработала здесь долго, как я). Босс застонал от писем, посетителей в приемной… Кстати, как сказала его жена (тогда уже третья), он с горя решил подтянуть свой английский, чтобы не привлекать для переводов посторонних… Соответственно моему возвращению были искренне рады. Финансовый директор обронил фразу: «Мама вернулась…» Новую же девочку тогда тоже оставили – перевели в отдел логистики.

Мои перспективы

Да, я персональный секретарь, как и 15 лет назад. Но и мой шеф тоже формально никакой карьеры не сделал – как был президентом одной и той же фирмы, так им и остался. Выше-то расти некуда. Зато он вырос своим бизнесом. Одно дело быть первым лицом мелкой лавочки и зарабатывать как менеджер среднего звена, другое – стать владельцем серьезного предприятия, заметного игрока на своих рынках. И дело не только в статусе. По мере подъема организации растет и профессиональная квалификация ее владельца как управленца. Плюс расширяется кругозор, познается что-то ранее недоступное. Соответственно, предъявляются и иные требования к ассистенту.

За эти годы я не только довела до совершенства английский, но и (пока мозги были еще свежие) выучила немецкий и немного итальянский. Спасибо боссу, оплачивал языковые курсы и даже частных репетиторов. Сейчас, не являясь профессионалом, имею неплохое преставление в самых разных вопросах бизнеса: составление контрактов, регистрации юр. лиц, открытии банковских счетов (в том числе в офшорах), расчет финансовой эффективности проектов и многих других. Не говоря уже о прямых секретарских обязанностях. Сопровождая босса, я объездила полмира. Имела возможность познакомиться с бизнес-этикетом разных странах. И, что весьма важно, на своем посту приобрела неплохие менеджерские навыки: могу быстро принять решение, всех вокруг «построить», четко поставить задачу и проконтролировать исполнение. Думаю, я сейчас вполне бы справилась с обязанностями административного директора средней компании. Тем более, что и платят мне теперь больше, чем иным «топ-менеджерам». Вот только никуда я уже, пожалуй, от своего шефа не денусь. В связи с этим мне вспоминаются фильмы, в которых у престарелого американского миллиардера в приемной сидит так же пожилая секретарь, проработавшая с ним не один десяток лет, которую уважают и побаиваются члены совета директоров. Видимо, это про меня.