Уважаемые господа!
В нашей компании электронного документооборота нет (если не считать электронную почту). Нет также внутреннего корпоративного сайта, и документы (файлы) сотрудники хранят каждый на своем компьютере (хотя локальная сеть есть). Руководство вроде бы хочет внедрить электронный документооборот, но какой, для каких целей - не ясно. Может быть, посоветуете, с чего начать? Возможно, кто-то уже сталкивался с подобной проблемой. Я предполагаю, что начать надо с рассылки руководству опросника-анкеты. Может, подскажете, какие вопросы должны быть обязательно заданы? Заранее благодарю.

Для начала нужно изучить коммуникативные и бизнес-процессы. Потом понять какая документация нужна. Потом уже выбирать ПО.
С Уважением,

И согласен с Антоном сначала действительно нужно изучить готовность персонала.

Начните с исследования рынка готового ПО. Зайдите на Яндекс (www.ya.ru) и в строке поиска наберите следующую фразу "электронный документооборот". Обычно на первом месте стоит сайт [ссылка] На этом сайте вы получите максимум информации по теме "электронный документооборот".

P.S пользуйтесь чаще поисковыми системами

Еще один важнейший аспект - оценить готовность персонала к другому подходу к ДО. Кстати, ели грамотно структурировать общее дисковое протранство, объяснить всем сотрудником где что лежит, и где что лежать должно, то это уже решает большую часть проблемм. И потом уже можно над правильно организованной файловой системой надстраивать базы данных и другие полезные вещи.

Алла, прочитайте пожалуйста мой ответ Эльдару, думаю что может помочь с ответами на некоторые вопросы.
[ссылка]

С уважением Д.

Как сказал кто-то из гуру - "Не автоматизируйте - уничтожайте!"

Начинать, на мой взгляд, надо со структуризации существующей системы документооборота и ее регламентации.
Затем анализировать какие области внедрения дадут наибольший эффект и только потом переходить к анализу средств автоматизации.

Алла!

Начать надо с наведения порядка в "бумажном" документообороте.
Иначе будет бардак только в электронном виде.

Владимир

Если с нуля, то так:
Обследование предприятия на предмет возможного внедрения системы электронного документооборота производится сверху вниз в соответствии с организационной структурой, начиная от опроса высшего и среднего руководящего звена и заканчивая идентификацией и анализом движения документооборота на рабочих местах.
В рамках обследования движения документооборота формируется особая группа сотрудников, называемых «ключевыми пользователями». Данные сотрудники выполняют существенную роль по ходу выполнения проекта и должны быть номинированы на ранних его стадиях. Ключевые пользователи - это наиболее компетентные и активные сотрудники в тех или иных функциональных областях. Они определяются в каждом из структурных подразделений по соответствующим функциональным направлениям.
На стадии обследования предприятия ключевые пользователи участвуют в анкетировании и интервьюировании, а на последующих этапах проекта выполняют роль связующего звена между проектной группой со стороны Исполнителя и конечными пользователями Заказчика.
Термин «ключевые пользователи» используется из тех соображений, что именно эти сотрудники должны будут первыми начать использование внедряемой системы электронного документооборота в соответствии со своими обязанностями. Ключевые пользователи должны иметь адекватную поддержку и мотивацию со стороны руководства предприятия.
В ходе обследования используются следующие методы сбора информации:
• Запрос на предоставление информации.
• Анкетирование.
• Интервьюирование и обсуждение.
Запросы на предоставление информации и анкетирование используются на ранних стадиях обследования для сбора первичной информации. Анкеты готовятся консультантами Исполнителя и заполняются респондентами Заказчика. Вопросы в анкетах соответствуют предметной области респондента и направлены на получение информации, непосредственно связанной с внедрением электронного документооборота на предприятии.
Во время проведения интервью с респондентами Заказчика консультанты Исполнителя задают вопросы на основе информации, полученной в результате предварительного анкетирования. Цель интервью – получить более детальные сведения документооборота на предприятии.
Помимо предварительных опросов, одинаковых для всех сотрудников предприятия, в ходе обследований могут проводиться и специализированные опросы среди сотрудников предприятия, а также персональное интервьюирование.
Если технические средства Заказчика позволяют, предварительное анкетирование желательно провести с помощью электронной почты.
Получаемая в результате обследования информация должна быть полной, непротиворечивой и достоверной.
Исполнитель гарантирует соответствие запрашиваемой информации целям проведения обследования, обеспечивает ее сохранность и неразглашение третьим лицам.

Спасибо. А формы анкеты или интервью у Вас случайно нет?
Алла

Алла, у нас как в Греции :)))
Владимир.

А можно ли это получить?
Алла

Алла, отправил на Ваш E-mail, встречайте.
Владимир

Спасибо, получила.
Алла

Пжл.
Будут вопросы: пишите, звоните, приезжайте.
Владимир.

Алла,
как я понял, на этот вопрос ответа пока нет, без этого понимания все превратится в пустую трату времени и денег с 90%-м провалом внедрения.
Понимание цели внедрения начнется с анализа и классификации проблем, как то например:
1. Информация теряется
2. Приходит не по назначению
3. Приходит не вовремя
4. Поступает не тому кому следует
5. Не полна или не точна
6. Достается дорого.
итп.
Плюс критичность проблем для бизнеса.

С уважением,
Андрей.

Поддерживаю, но это уже все в процессе решения конкрентых задач.
Но к тому времени уже нужно понимать кто, как, за какое время и деньги может их решать. Иначе не возможно оценить эффективность решения. А когда мы говорим о ДО и информационном обмене в течение жизненного цикла компании, таких задач может быть бесконечность.

С уважением

Спасибо.
Алла

С ответов на вопросы:

Электронный документооборот чего именно?
C какой целью?
В чем выгода?
Какая будет мотивация?
Какой % поджлежит формализации?
Какой последующий тираж документа?
Как часто Вы перестраиваете компанию? раз в 4 месяца раз в пол-года раз в год?

Когда Вы начете прояснять, то поймете что с этим делать дальше.

PS: между "личным файлом", "файлом" на компьютере для работы и "документом" для тиража есть существенная разница.

Добрый день Алла

С удовольствием возражу всем высказавшимся! :)

Начинать следует с выбора платформы исходя из следующих параметров:
1. выделенный бюджет, это определяет руководство
2. прикидки по функциям, которые будут на нее возложенны, это работа не более часа. делает платформа или не делает, предпочтение фирмы - уже стоящий софт
3. Наличие и стоимость специалистов разработчиков на платформе и внедренцев решений на платформе

Суть в том, что эффективных решений не много, около 7 -8, западные бренды - IBM, Microsoft, Oracle, Humanbird и пару Российских. По функционалу они практически все одинаковы,

Бизнес процессы туда выкладываются всегда КАК ЕСТЬ, а затем легким движением руки видоизменяются с достаточно низкой стоимостью и огромной скоростью, часы и минуты. Первичный анализ обойдется в десятки раз дороже. Оптимальная структура разработки приложений ДО на современных платформах - Extreme Programming (XP)

Это по электронному документообороту. Уже наработан значительный опыт. Ищите тех, у кого количество внедрений ЭДО перевалило за сотню.

Средняя скорость проекта на средний бизнес процесс пара недель.

Для опросника могу посоветовать следующее.
Идти всегда нужно от задачи (от проблемы). Какие есть проблемы? Решит ли ЭДО эту проблему или воспользоваться организационными мерами. Задачу ставят топ менеджеры, менеджеры и сотрудники а ответы дают подрядчики той платформы, которую вы выберите. Ответы будут практически одинаковые и бюджеты сопоставимы. Именно поэтому я утверждаю, что начинать описывать ДО и внедрять ДО нужно ОДНОВРЕМЕННО :) как бы странно это не звучало.

Ну и последнее. Часть информации при принятии решения связана с ИТ стратегией компании. Важно понимать что мы хотим получить из бизнеса через два три года и какие информационные каналы будут задействованы. Уже сейчас все разбилось на следующие части

1. Локальный или глобальный бизнес
2. Покупные решения или собственная (аутсорсинговая) разработка
3. Интернет или телефон с факсом для общения с клиентами
4. Локальный или распределенный офис
5. Быстрые или короткие бизнес транзакции
6. Платим или не платим за "обще системные лицензии"

В зависимости от ответов можно идти разными путями

Основные
MS .Net (IBM WebSphere) архитектура или нет
Java ориентация или нет
FreeSoftware или нет

Как видите, по моему, все выборы лежат в области старегии бизнеса. Если есть старегия, то ответы находятся мгновенно. Если компаия к этому не готова, то просто ставте ДО и начинайте использовать со второго дня его появления в компании. Думать над постановкой здесь как раз не надо

С уважением

Спасибо огромное!
Алла

Здравствуйте, Алла.
Не знаю - помогу или нет, попробуйте покопаться на этом сайте [ссылка] Они к нам приходили и предлагали свои услуги.
С уважением, Альберт

Спасибо.
Алла

Добрый день, Алла!

Начать нужно прежде всего с анализа деятельности Компании, а также понять какую задачу Вы хотите решить внедряя систему электронного документооборота. После необходимо описание бизнес-процессов, определение организационной структуры всех подразделений, участвующих в автоматизируемых процессах, классификация документов, используемых в автоматизируемых процессах и т.д.

Вообще, задача внедрения системы электронного документооборота задача достаточно сложная и трудоемкая и поэтому ее построение и внедрение для неспециалистов в данной области может уйти много времени и средств. В любом случае на решение подобных задач следует в той или иной мере привлекать консультантов.

Если Вам интересна данная тематика, то ее можно подробнее обсудить по электронной почте.

С уважением, Евгений.

Спасибо.
Я понимаю, что начать нужно прежде всего с анализа деятельности Компании, а также понять какую задачу Вы хотите решить внедряя систему электронного документооборота. Но вот именно чтобы понять это, с чего начинать? Каковы самые первые шаги? В компании я работаю недавно, консультантов мы вряд ли будем нанимать.
С уважением,
Алла

Алла а насколько велик ваш бизнес?Объясню почему справшиваю:
ответ по целесообразности принятия решения в пользу определенной системы может быть найден на первом же этапе-после чего помощь консультантов по выбору автоматизированной системы и не понадобится.
заинтересуетесь - попробую помочь.

Алла, во-первых определяетесь, какие процессы вы собираетесь автоматизировать: финансовый, коммерческие, логистические и т.д.

Далее проводитие анализ данных процессов: описываете эти процессы, проводите анализ используемых документов, анкетирование участвующих в этих процессах людей, составляете структуру используемых документов, проводите, если необходимо оптимизацию процессов.

По результатам выбираете ИС. В любом случае, компания которая будет внедрять ИС (если это серьезня ИС и серьезная компания, а вы заинтересованны в успешном внедрении) будет настаивать на проведении всех этих мероприятий, так как от качества их результатов напрямую зависит успех внедрения ИС обеспечивающей автоматизации процессов.

С уважением, Евгений.

Спасибо.

Алла, могу предложить еще почитать информацию по адресу: [ссылка]

Евгений.

Еще раз спасибо.
Алла

Уважаемая Алла,
Наверное это прозвучит странно, но мой Вам совет не заниматься пустой тратой своего времени. Исходя из личного опыта могу гарантировать ничего не получиться, объясню почему.
Электронный документооборот это лишь форма автоматизации (облегчения)бумажного документооборота. Если у Вас нет бумажного документооборота, идея постановки электронного кажется мне утопичной.

P.S. Извините, если ошибся по поводу отсутствия в Вашей компании бумажного документооборота.

С уважением,
Максим

Бумажный документооборот, разумеется, есть, и не маленький.
С уважением,
Алла

Алла, как раз хотела добавить, что помимо постановки целей и задач нужно наладить бумажный документооборот.
Давайте разберемся в терминах "документооборот": у вас есть четкая система, через какие инстанции проходит документ до реализации, как происходит согласование документов, есть ли у вас регламенты создания отчетов, предложений, проектов, их обсуждения, формы обсуждения и утверждения?
Если это все существует, то задача электронного документооборота - просто экономия времени и средств на осуществление всех этих процедур. Т.о. электронная системы выбирается по соответствию её задаче.

Когда я внедряла подобную систему, то мы начинали именно с рутинных регламентов: когда куда какая бумажка идет. с форм бумажек. И только когда все это устаканивалось в бумажном виде, мы перешли к электронной форме.
С уважением,
Полина Петруша

Добрый день Полина

Вот потому, что Вы внедряли "как положено", хотя это положено приползло совсем из далекого прошлого совсем других систем, у Вас не получилось использовать ДО как мощьнейший двигатель компании.

Это далеко не копия бумажного оборота, это иные скорости, иная мотивация исполниетлей и иные результаты. Все ускоряется в десятки раз, и получается новое качество работы, не достижимое при бумажном документообороте. Сама бумага сопротивляется изменениям гораздо сильнее электронного документа. С ЭДО мобильность и реактивность компании значительно повышается.

ЭДО живет и растет в компании как живой организм, его не возможно спроектировать и построить, его можно только вырастить таким, каким нужно.
И не бывает коробочных решений, разве что очень простые, но сложные на момент своего внедрения отличаются от стартовой версии на 30-60%. Поэтому и стоит вопрос выбора платформы и подрядчика а не как не конкретного решения.

Это я пишу, на случай, если еще внедрять надумаете :)

С уважением

Сергей, мы говорим об одном и том же.
Только я начинаю с базиса, а вы говорите о том, что в итоге, после долгих и мучительных преобразований должно получиться.
Я не говорила, что ЭДО= ДО в электронном виде. НО!!! без нормальных регламентов, нормально построенной бумажной системы ЭДО не станет двигателем компании. Т.к. "автоматизация бардака дает в лучшем случае автоматизированный бардак" (с) СХБ

Платформу надо поставить на упорядоченный базис, что в результате даст колоссальную экономию средств и сил во время и после внедрения.
Полина.

Добрый день Полина

Мы с Вами расходимся в этом вопросе. Мой опыт говорит, что "нормальные регламенты" которые выдуманы на этапе составления ТЗ являются "не нормальными регламентами". До внедрения Вы никогда не узнаете, что именно изменит система ЭДО в деятельности предприятия. Без ЭДО при бумажном и устном обороте информации РЕГЛАМЕНТЫ СУЩЕСТВУЮТ, иногда декларируется совсем не то, что фактически имеет место. Чем больше политизация, тем менее прозрачны реальные пути движения информации и точки принятия решений. Бардака нет, бардак видеться Вам поскольку 80% скрыто, на самом деле там все логично, особенно у тех кто быстро растет.

Поэтому для меня аксиомами является следующее

1. Если я вижу бардак, а предприятие приносит прибыль, значит я чего то не вижу
2. Если начать автоматизировать бардак, то он очень быстро превратится в прозрачную систему, если над этим работать

Поэтому ставте платформу и выполняйте два простых процесса.
1. Запускаете ДО - если не идет меняете регламенты использования так что бы запустился.
2. После запуска ДО "как есть" ищите пути повышения эффективности управления и меняете регламенты прямо внутри ДО до достижения требуемого эффекта.

Путь, который описываете Вы так же имеет право на жизнь, но я его оцениваю в несколько раз дороже по затратам денег и времени и при нем риски невнедрения гораздо выше.

С уважением

Спасибо.
Алла

На самом деле-решение Вашей проблемы совсем близко-И уверяю Вас вы каждый день упускаете его из вида каждый раз заходя на сайт [ссылка]

А можно по-подробнее?
Алла

На самом деле мне немного странно слышать вопрос.Вот почему:намой взгляд целая отрасль компаний работает для того, чтобы решать проблемы таких компаний как Ваша.Существуют специализированные форумы и самое главное-крупнейший поставщик решений размещает рекламу на стартовой страничкеэтого сайта.
На самом деле второй день слежу за ходом мыслей людей участвующих в форуме-и просто поражаюсь.Вы можете ответить на простой вопрос:сколько человек у вас в компнии работает?

Эльдар, прочитал всю дискуссию - и.... наконец то увидел то, что сразу приходит в голову - вопрос.... Именно вопрос - а сколько людей то в компании.
На самом деле надо понять какую систему в оборот необходимо принять компании для того что бы она была ЖИВОЙ и работала при оптимальных затратах, усилиях и ролевом воздействии на ЭСДО.
Зачем говорить о том что необходима интеграция системы документооборота на базе какого нибудь ПО, если при правильном распределении ресурсов внутри компании можно добиться больших результатов и большей эффективности при ведении, условно экселевских файлов... Думаю мысль понятна.
[ссылка]
Этот форум дает ответы на часть вопросов.

Так или иначе - во всем должна быть рациональность и порционность. Выкидывать деньги за то что не будет эффективным - Illogical.
Так тчо ответ простой -
1. анализ необходимости и объема ведения документооборота
2. выбор ресурса - как управленческого и аналитического аппарата
3. реализация в жизнь.

С уважением Д.
С уважением Д.

На простой вопрос ответить могу: работает 150 человек.
Не могу понять, почему мой вопрос странный. Прежде чем обратиться к поставщику решений (а он, наверное, не один), его надо выбрать. А для этого надо что-то сделать. Что именно надо для этого сделать, я и пытаюсь понять.
Спасибо,
Алла

Уважаемая Алла!тут на самом деле все предельно просто!Российский рынок программного обеспечения делится на постащиков отечественного программного обеспечения для автоматизации предприятий и иностранных.в свою очередь каждый из них предоставляет программное обеспечение для компаний так скажем различного полёта:малых, средних, крупных.Что касается подготовки к внедрению могу сказать-Вам могут попасться компании которые на "проконсалтят" Вас на тему "какое бы программное обеспечение лучше внедрить" однако у ряда западных поставщиков программного обеспечения-существует ряд критериев по которому можно оценить какой продукт вам больше подойдёт(у них там существует своеобразная иерархия- в зависимости к примеру от количества работников, участвующих в документообороте или величина годового дохода компании).Подоюные критерии Вам позволяют самомтоятельно решить какой софт лучше выбрать.Теперь о Вашем вопросе непосредственно-западные поставщики программных решений поавтоматизации строят свою работу следующим образом: они осуществляют проекты внедрения посредством сети компаний партнеров-осуществляющих внедрение и готовых взять на себя решение всех задач которые Вы здесь поставили-но не просто построить систему документооборота а предостаить целый комплекс услуг:начиная от консультаций и заканчивая сдачей автоматизированной системы под ключ. Вопросы?

Спасибо.
Алла

Алла!
только не посчитайте мой призыв рекламным-однако при желании мог бы порекомендовать подходящее решение, из расчёта на заявленное Вами количество работающих в Вашей компании людей.

С системой я так понял вы тоже еще не определились?

Алла,
Предлагаю Вам переформулировать вопрос так: Поделитесь негативным опытом внедрения систем электронного документооборота.
Получите _больше_ полезной информации.

Как известно учиться лучше на чужих ошибках.

Заметьте, я не утверждаю, что ЭДО это плохо. Просто надо понимать - что Вы хотите и во что это не должно превратиться.

Полагаю многие смогут здесь предостеречь от "подводных камней".

С уважением Алексей.

ЗЫ:
Как Вы пишете - система у вас есть (почему-то я думаю, что это Exchange Sever и Outlook в качестве клиента). Во многих случаях этого достаточно если подойти профессионально.

В этой связи хочу предостеречь от внедрения ЭДО "как есть". На мой взгляд это самый неправильный путь, потому что потом придется все переделывать в течение неопределенного срока.
Мне кажется, самое главное - добрая воля участников ДО. Конечно, нужно провести анализ существующего ДО, прописать процессы, провести интервью - это все обычная практика. Но главное: при анализе проведенного обследования нужно найти те возможности для усовершенствования, которые будут востребованы каждым из участников (хотя бы на уровне руководителей). После этого нужно эти преимущества будущего ЭДО активно продвинуть (внтуренние коммуникации!) и заручиться поддержкой большинства участвнико (руководителей). Лучше всего создать инициативную группу. Тогда эти люди будут поддерживать проект внедрения ЭДО и помогать решать возникающие в процессе внедрения проблемы. Если же ЭДО будет внедрен "как есть", то проблемы, которые обязательно возникнут (в любом случае), решать будет гораздо сложнее, поскольку они будут вызывать толшько негативные реакции участников процесса.
Еще раз повторяю: залог успеха такого проекта - положительная мотивация участников.

ирина, у меня к Вам вопрос - у вас в функционале указано управление знаниями. что под этим у вас в компании подразумевается и каким образом накопление знаний идет - и чисто технически как реализуется?

Ольга, с точки зрения бизнеса, под управлением знаниями у нас подразумеваются бизнес-процессы, на основании которых происходит сохранение и обновление базы знаний компании в разных областях: знания рынка, клиентов, технические знания, корпоративные процедуры и т.д. С точки зрения технологий, это различные базы и механизмы, обеспечивающие хранение и поиск информации. Я хочу подчеркнуть, что самое важное - это процесы, потому что они обеспечивают формализацию знаний, "вовлечение" их в оборот и гарантируют актуальность этих знаний. Мы уделяем очень много внимания эффективности процессов обмена знаниями, а также механизмам мотивации. Технические решения постоянно совершенствуются, становятся все более интегрированными, но я не думаю, что полная интеграция систем вообще осуществима и в частности является cost effective. Мы используем CRM, Интранет, document storage и др. для различных структур знаний - думаю, это обычная практика. Но определяющим является процесс оборота знаний, обеспечивающий их прохождение по необходимым каналам и системам.